De 10 meest voorkomende factuur fouten en hoe je ze kunt voorkomen (deel 2)
- Peter
- 6 jan 2024
- 5 minuten om te lezen
Ontdek de geheimen van foutloos factureren in het 2e en laatste deel van onze informatieve blogserie. We sluiten af met een samenvatting van de 10 meest gemaakte factuur fouten.
Ā
In het eerste deel hebben we je al kennis laten maken met vijf veelvoorkomende factuur fouten en heb je waardevolle inzichten gekregen over hoe je deze kunt vermijden. In dit tweede deel onthullen we nog vijf cruciale fouten die jouw facturatieproces in gevaar kunnen brengen.
Nummer 6 t/m 10 van de 10 meest gemaakte factuur fouten
6. Geen duidelijke factuuritem beschrijvingen
Het opnemen van duidelijke en gedetailleerde factuuritem beschrijvingen is van essentieel belang bij facturatie. Het ontbreken van een goede beschrijving kan leiden tot vertragingen in het betalingsproces. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je klant precies begrijpt wat er is gefactureerd en waarvoor.
Ā
Stel je hebt meerdere producten of diensten tegelijkertijd op ƩƩn factuur vermeld, maar geen specifieke beschrijving geeft voor elk afzonderlijk item. Dit kan het voor je klant moeilijk maken om de factuur te begrijpen en te verifiƫren. Het kan zelfs leiden tot betwistingen over bepaalde items en mogelijk uitblijven van betalingen.
Ā
Het is belangrijk om de beschrijving van ieder factuuritem zo gedetailleerd en specifiek mogelijk te maken. Vermeld niet alleen de naam van het product of de dienst, maar geef ook extra informatie zoals de hoeveelheid, eenheidsprijs, eventuele kortingen of toeslagen, en de totaalprijs per item. Door dit te doen, geef je je klant een duidelijk beeld van wat er gefactureerd wordt en vermijd je verwarring en misverstanden.
Ā
Daarnaast is het handig om gebruik te maken van een gestructureerde en consistente aanpak bij het opstellen van deze beschrijvingen. Wanneer je verschillende soorten diensten aanbiedt, kun je een standaard proces opstellen waarin je op een eenduidige manier beschrijvingen definieert voor elk type dienst. Dit helpt niet alleen bij het efficiƫnt opstellen van facturen, maar zorgt er ook voor dat je klanten eenvoudig kunnen begrijpen wat er gefactureerd wordt.
7. Onleesbare of onduidelijke factuurindeling
Een effectieve factuur is niet alleen accuraat, maar ook visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te lezen. Helaas maken veel ondernemers de fout om onleesbare of rommelige factuurindelingen te gebruiken, waardoor het begrijpen van de factuur bemoeilijkt wordt.
Ā
Een professionele uitstraling is cruciaal voor het opbouwen van vertrouwen bij klanten. Door te kiezen voor een strakke en overzichtelijke lay-out, samen met een duidelijk leesbaar lettertype, creƫer je een professionele uitstraling die de geloofwaardigheid van jouw bedrijf versterkt. Maak gebruik van voldoende witruimte, duidelijke koppen en secties, en een logische volgorde van informatie om het oog van de ontvanger te begeleiden.
Ā
Houd bij het kiezen van een lettertype rekening met leesbaarheid en consistentie met jouw merk. Kies bij voorkeur een gangbaar en goed leesbaar lettertype, zoals Arial, Helvetica of Calibri. Vermijd drukke of sierlijke lettertypen die het lezen bemoeilijken.
Ā
Door te investeren in een professionele en gestructureerde factuurindeling toon je niet alleen zorg voor detail, maar vergroot je ook de kans dat klanten de factuur snel en gemakkelijk kunnen begrijpen. Dit draagt bij aan een vlotte betalingsverwerking en een positieve indruk van jouw bedrijf.
Ā
Met onze verschillende factuur designs bieden we een gebruiksvriendelijke en esthetisch aantrekkelijke indeling, waardoor je de professionele uitstraling van jouw facturen aanzienlijk verbetert.
8. Ontbrekende factuurdatum
Het niet vermelden van een factuurdatum kan leiden tot vertragingen in betalingen en problemen met de boekhouding. Het is essentieel om altijd een duidelijke en correcte factuurdatum op je factuur te vermelden.
Ā
Wanneer je klant een factuur ontvangt zonder vermelding van de factuurdatum kan dit leiden tot onduidelijkheid over de betalingstermijn. Je klant kan mogelijk de betaling uitstellen of zelfs vergeten omdat er geen duidelijke vervaldatum is vastgesteld. Dit kan negatieve gevolgen hebben voor je cashflow en de financiƫle stabiliteit van je bedrijf.
Ā
Bovendien kan het ontbreken van een factuurdatum problemen veroorzaken bij de boekhouding. Zonder een duidelijke factuurdatum kan het moeilijk zijn om facturen te identificeren en te matchen met betalingen. Dit kan het opstellen van financiƫle rapporten bemoeilijken en het risico op boekhoudkundige fouten vergroten.
Ā
Zorg er dus voor dat je de juiste datum gebruikt waarop je de factuur hebt opgesteld, en houd rekening met eventuele betalingstermijnen die van toepassing zijn. Vermeld de factuurdatum op een prominente plaats op de factuur, zodat je klant direct ziet wanneer de factuur is verzonden.
9. Ontbreken van eigen contactgegevens
Stel dat een klant een vraag heeft en contact met je wil opnemen over de factuur, maar nergens jouw contactgegevens kan vinden. Dit kan leiden tot onnodige frustratie en zorgen bij de klant. Daarnaast kan het ook je professionele imago aantasten, omdat het de indruk kan wekken dat je niet goed georganiseerd bent of niet bereikbaar wilt zijn voor vragen of feedback.
Ā
Om deze fout te voorkomen, is het van vitaal belang om jouw eigen contactgegevens duidelijk en prominent op de factuur te vermelden. Vermeld ten minste jouw bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Dit stelt je klanten in staat om gemakkelijk contact met je op te nemen voor vragen, opmerkingen of eventuele problemen met de factuur. Hierdoor toon je ook professionaliteit en transparantie tegenover je klanten.
Ā
Houd daarnaast rekening met het feit dat je jouw contactgegevens bijwerkt indien van toepassing, zodat je altijd bereikbaar bent voor klanten. Elk wijziging in je contactgegevens moet onmiddellijk worden bijgewerkt op je facturen om miscommunicatie te voorkomen.
10. Ontoereikende opslag en beveiliging van facturen
Een cruciale maar vaak over het hoofd geziene fout bij facturatie is het ontoereikend opslaan en beveiligen van facturen. Het niet bewaren van kopieƫn van facturen of het ontbreken van een veilige opslag kan leiden tot problemen bij het opvragen van facturen voor boekhoudkundige of belastingdoeleinden.
Ā
Bij het gebruik van online platformen voor facturatie ben je afhankelijk van het bewaren en beheren van belangrijke klant- en financiƫle gegevens door het platform. Het is belangrijk op te merken dat, zelfs in dergelijke situaties, de ondernemer altijd zelf verantwoordelijk blijft voor de gegevens van hun klanten. Dit betekent dat wanneer het online platform fouten maakt in het beheer van de data, de ondernemer nog steeds aansprakelijk is.
Ā
Met onze Excel template geven we ondernemers de controle over hun gegevens. Door de facturatie intern te beheren, hebben ze volledige zeggenschap over het bewaren en beveiligen van facturen. Onze template is AVG-proof en stelt ondernemers in staat om hun belangrijke klant- en financiƫle gegevens op een veilige en verantwoorde manier te bewaren.
Ā
Neem de controle over jouw gegevensbeheer en minimaliseer het risico op datafouten of inbreuken. Met onze excel template bieden we de tools om jouw facturatieproces efficiƫnt en veilig te beheren, zodat je de volledige verantwoordelijkheid kunt nemen voor de bescherming van gevoelige gegevens van jouw klanten.
Hiermee zijn we bijna aan het einde gekomen van deze blogpost serie waarmee we je hopelijk enkele waardevolle tips hebben kunnen geven voor een foutloos facturatieproces.
Ter afsluiting willen we je nog een handige samenvatting meegeven van de 10 meest voorkomende fouten bij facturatie en hoe je ze kunt voorkomen.
Verplichte contactgegevens op je factuur
Je eigen naam en volledige adres, je btw-identificatienummer, en de naam en volledige adres van je klant. Je btw-identificatienummer is belangrijk omdat anders je zakelijke klant de betaalde btw niet kan terugvragen bij de belastingdienst.
Betalingsvoorwaarden vermelden op je factuur
Neem duidelijke betalingsvoorwaarden op om misverstanden en vertragingen in het betalingsproces te vermijden. Omdat er geen wettelijke betalingstermijn is voor particulieren, mag je als ondernemer zelf je betalingstermijn voor consumenten bepalen. Vermeld altijd de concrete vervaldatum van de factuur, dat is de datum waarop je uiterlijk de betaling wilt ontvangen.
Verplicht factuurnummer op je factuur
Hanteer een consistent factuurnummeringssysteem om verwarring en problemen met de boekhouding te voorkomen. Het is ook wettelijk verplicht om een factuurnummer te vermelden op je factuur. Dit is een uniek en opvolgend nummer in je factuuradministratie. Een format dat veel gebruikt wordt is starten met het 4-cijferige jaartal, gevolgd door een 4 cijferig nummer van je factuur, afhankelijk van hoeveel facturen je in een jaar denkt te gaan versturen. Je eerste factuur in 2024 krijgt dan het nummer 20240001.
Btw berekenen op je factuur
Op de btw-vrijstelling en verleggingsregeling na moet je altijd btw berekenen over de vergoeding van je verkochte product of dienst. De btw kan je op 2 manieren berekenen, over de vergoeding exclusief btw of over de verkoopprijs exclusief btw. Let op dat je ook btw berekent over eventuele verzendkosten. Het btw tarief is gelijk aan het maximale tarief van je in rekening gebrachte product of dienst. Controleer zorgvuldig alle berekeningen op je factuur om foutieve berekeningen en verwarring bij je klanten te voorkomen.
Btw vermelden op je factuur
Het is wettelijk verplicht om de btw berekening altijd te vermelden op de factuur. Ook wanneer er sprake is van vrijstelling of verlegging dien je dit duidelijk te vermelden. Bij het berekenen van de btw zijn er 3 verschillende btw tarieven mogelijk. Het btw tarief hangt af van de producten of diensten die je levert, dit kan 0, 9 of 21 procent zijn. Gebruik een betrouwbare template of software om automatische btw-berekeningen te doen en btw-vermeldingen toe te voegen, op deze manier voorkom je ook problemen met de belastingdienst.
Duidelijke factuuritem beschrijvingen
Zorg voor transparantie door gedetailleerde en specifieke beschrijvingen toe te voegen aan je factuuritems en door alle kosten specifiek te vermelden op je factuur. Door gedetailleerde informatie te geven over eenheidsprijzen, hoeveelheden en berekende btw, voorkom je misverstanden.
Onleesbare of onduidelijke factuurindeling
Geef jouw facturen een professionele uitstraling met onze verschillende factuur designs. Kies voor een strakke en overzichtelijke lay-out, samen met een duidelijk leesbaar lettertype zoals Arial, Helvetica of Calibri, om de geloofwaardigheid van jouw bedrijf te versterken. Investeer in een professionele en gestructureerde factuurindeling voor een vlotte betalingsverwerking en een positieve indruk van jouw bedrijf.
Duidelijke factuurdatum
Plaats de factuurdatum prominent op je factuur en voorkom verwarring over betalingstermijnen. Door een duidelijke vervaldatum te vermelden, zorg je voor een vlotte afhandeling van betalingen en behoud je een gezonde cashflow.
Vermelden eigen contactgegevens
Vergeet niet om je eigen contactgegevens duidelijk en prominent op te nemen op je factuur. Hierdoor kunnen klanten gemakkelijk contact met je opnemen en kunnen eventuele vragen, opmerkingen of problemen snel worden opgelost. Vergeet niet om je contactgegevens altijd up-to-date te houden.
Ontoereikende opslag en beveiliging van facturen
Zorg dat je als ondernemer controle hebt over het bewaren en beveiligen van je belangrijke klant- en financiƫle gegevens. Wees je bewust van het feit dat je, wanneer je gebruik maakt van een online dienst, bij eventuele fouten van het online platform als ondernemer altijd zelf verantwoordelijk blijft. Met onze AVG-proof Excel template heb je volledige controle over je facturatieproces en alle gevoelige data.
Nu je op de hoogte bent van deze veelvoorkomende facturatiefouten, ben je beter toegerust om deze te vermijden en je facturatieproces te optimaliseren. Door aandacht te besteden aan deze tien fouten en ervoor te zorgen dat je ze vermijdt, kun je een professioneler en efficiƫnter facturatieproces opzetten dat zowel tijd als geld bespaart.
Ā
We hopen dat je deze blogserie informatief en nuttig hebt gevonden. Blijf ons volgen voor toekomstige blogartikelen waarin we nog meer waardevolle informatie delen om jou te ondersteunen bij het runnen van jouw bedrijf. Vergeet ook niet om een kijkje te nemen in onze webshop, waar je ons unieke en slimme Excel-sjabloon kunt vinden dat jou helpt om supereenvoudig altijd foutloze en professionele facturen te maken.
Comments