De 10 meest voorkomende factuur fouten en hoe je ze kunt voorkomen (deel 1)
- Peter
- 15 nov 2023
- 5 minuten om te lezen
Bijgewerkt op: 6 jan 2024
Facturering kan een complex proces zijn, zelfs voor de meest ervaren ondernemers. Het kan leiden tot frustratie, verwarring en zelfs financiƫle verliezen als er fouten worden gemaakt bij het opstellen van facturen.
Of je nu een freelancer bent, een kleine ondernemer of gewoon je eerste bedrijf start, het maken van nauwkeurige en professionele facturen is essentieel. Het kan je helpen om op tijd betaald te worden en een goede indruk te maken op je klanten.
In deze blogpost onthullen we de 10 meest voorkomende factuur fouten, en laten we zien waarom je deze valkuilen moet vermijden.
De eerste 5 meest gemaakte fouten bij het maken van een factuur.
1. Onvolledige contactgegevens
Wanneer je een factuur verstuurt, is het van cruciaal belang dat je de juiste en volledige contactgegevens van je klant vermeldt. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar het komt vaak voor dat ondernemers deze simpele fout maken, met alle gevolgen van dien. Het niet vermelden van de juiste contactgegevens kan zorgen voor vertragingen in betalingen, miscommunicatie en zelfs het verlies van potentiƫle klanten.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een product hebt verkocht aan een klant, maar je hebt per ongeluk het verkeerde e-mailadres genoteerd. Dit betekent dat je klant de factuur nooit ontvangt en dus ook niet op de hoogte is van zijn of haar betalingsverplichting. Dit kan leiden tot onnodige vertragingen in het betalingsproces en frustratie bij zowel jou als je klant.
Een ander voorbeeld is wanneer je slechts een deel van het adres hebt genoteerd. Als je klant verhuist of zijn/haar bedrijfslocatie wijzigt, kan het zijn dat je factuur niet aankomt op de juiste bestemming. Dit leidt niet alleen tot vertragingen in de betaling, maar kan er ook voor zorgen dat je klant het vertrouwen in jouw professionaliteit verliest.
Om deze fout te voorkomen, is het essentieel om zorgvuldig alle contactinformatie van je klanten te verzamelen en te verifiƫren voordat je een factuur opstelt. Zorg ervoor dat je alle benodigde informatie hebt, zoals de volledige naam, het juiste e-mailadres, telefoonnummer en het volledige adres.
2. Ontbrekende betalingsvoorwaarden
Een veelvoorkomende fout die ondernemers maken bij facturatie is het vergeten om duidelijke betalingsvoorwaarden op te nemen. Betalingsvoorwaarden geven aan binnen welke termijn de betaling moet worden voldaan. Door deze betalingsvoorwaarden op te nemen, creƫer je verwachtingen bij jouw klanten en vermijd je mogelijke verwarring of vertragingen in het betalingsproces.
Het is belangrijk om specifieke betalingsvoorwaarden, zoals de vervaldatum en eventuele boetes bij te late betaling, op te nemen om ervoor te zorgen dat betalingen tijdig worden ontvangen. Hierdoor voorkom je potentiƫle cashflow-problemen en bevorder je een gezonde financiƫle werking van jouw bedrijf.
3. Onjuiste factuurnummering
Hoewel het misschien lijkt alsof dit een kleine fout is, het hanteren van een onjuiste factuurnummering kan onder andere leiden tot problemen met de boekhouding en mogelijke juridische gevolgen. Het correct hanteren van factuurnummers is essentieel voor een soepel facturatieproces.
Stel je voor dat je facturen uitstuurt met dezelfde factuurnummering voor verschillende klanten of transacties. Dit kan leiden tot verwarring bij zowel jou als je klanten, vooral wanneer zij jou moeten contacteren over specifieke facturen. Het kan ook problemen veroorzaken bij de boekhouding, omdat het moeilijk wordt om facturen correct te identificeren en te matchen met betalingen.
Een ander probleem is het overslaan van factuurnummers of het springen tussen verschillende reeksen van factuurnummers. Dit kan leiden tot fouten in de boekhouding en kan zelfs leiden tot verlies van het overzicht van je financiƫle verplichtingen.
Om deze fout te voorkomen, moet je zorgvuldig een consistent factuurnummeringssysteem opzetten. Kies een logische en gestructureerde manier om je factuurnummers te genereren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een combinatie van letters en cijfers die verwijzen naar het jaartal, de maand en de volgorde van de factuur. Gebruik ook een aparte reeks van factuurnummers voor creditnota's om verwarring te voorkomen.
Bovendien is het belangrijk om een duidelijk overzicht bij te houden van alle uitgegeven factuurnummers en ervoor te zorgen dat er geen sprongen of dubbele nummers voorkomen. Het implementeren van een digitale factureringsoplossing, zoals onze unieke excel factuurtemplate, kan je helpen om automatisch correcte factuurnummers te genereren en een gestroomlijnd facturatieproces te behouden.
4. Foutieve berekeningen
Het is essentieel om nauwkeurigheid te waarborgen en ervoor te zorgen dat alle berekeningen correct zijn. Fouten in de berekeningen op je facturen kunnen leiden tot irritatie bij je klanten, problemen met betalingen en het beschadigen van je professionele imago.
Stel je hebt een bepaalde dienst verleend en de uren verkeerd hebt berekend. Dit kan resulteren in een onjuist totaalbedrag op de factuur, waardoor je klant in verwarring raakt en de betaling vertraagd kan worden. Of misschien heb je per ongeluk een verkeerd btw-percentage toegepast, wat kan leiden tot onjuiste btw-bedragen en problemen met de belastingdienst.
Om deze fout te voorkomen, is het van cruciaal belang om zorgvuldig alle berekeningen op je factuur te controleren voordat je deze naar je klant stuurt. Gebruik een rekenmachine of een digitale factureringsoplossing, om ervoor te zorgen dat alle bedragen en berekeningen juist zijn.
Daarnaast is het verstandig om te controleren of je de juiste btw-percentages toepast en dat je eventuele kortingen of toeslagen correct berekent. Het helpt ook om een systematische aanpak te hebben bij het opstellen van je facturen, waarbij je nauwkeurig de verleende diensten of geleverde producten en de bijbehorende prijzen noteert.
Wees transparant in je factuur en communiceer duidelijk over de berekeningen die je hebt uitgevoerd. Indien mogelijk, zodat je klant altijd begrijpt hoe de totaalbedragen zijn berekend.
5. Ontbrekende vermelding van btw
Het correct aangeven van btw op je facturen is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor een juiste boekhouding en het voorkomen van problemen met de belastingdienst. Het is van groot belang om ervoor te zorgen dat je de juiste btw-bedragen en -percentages vermeldt op je factuur.
Als je geen btw-vermelding opneemt, kan dit leiden tot onduidelijkheid en kunnen klanten zich afvragen of de dienst of het product dat ze hebben ontvangen wel of niet belast is met btw. Dit kan problemen veroorzaken bij de boekhouding en kan leiden tot vertragingen in betalingen.
Naast de mogelijke verwarring bij je klanten, kan het overslaan van de btw-vermelding ook leiden tot problemen met de belastingdienst. Het niet correct vermelden van btw kan het risico vergroten dat je gecontroleerd wordt, met mogelijke boetes en juridische gevolgen tot gevolg.
Om deze fout te voorkomen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je altijd de juiste btw-bedragen en -percentages op je factuur vermeldt. Controleer de geldende btw-regels en tarieven in jouw land of regio en pas deze toe op je factuur. Zorg ervoor dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen de nettoprijzen en de btw-bedragen, en vermijd verwarring door de btw duidelijk te vermelden op een aparte regel of kolom.
Een handige tip is om een template of software te gebruiken, zoals onze unieke excel factuurtemplate, waarin de btw-berekeningen automatisch worden gedaan en de btw-vermeldingen ook automatisch correct worden toegevoegd aan je factuur.
Samengevat de belangrijkste informatie op een rij:
Verplichte contactgegevens op je factuur
Je eigen naam en volledige adres, je btw-identificatienummer, en de naam en volledige adres van je klant. Je btw-identificatienummer is belangrijk omdat anders je zakelijke klant de betaalde btw niet kan terugvragen bij de belastingdienst.
Betalingsvoorwaarden vermelden op je factuur
Omdat er geen wettelijke betalingstermijn is voor particulieren, mag je als ondernemer zelf je betalingstermijn voor consumenten bepalen. Vermeld altijd de concrete vervaldatum van de factuur, dat is de datum waarop je uiterlijk de betaling wilt ontvangen.
Verplicht factuurnummer op je factuur
Het is wettelijk verplicht om een factuurnummer te vermelden op je factuur. Dit is een uniek en opvolgend nummer in je factuuradministratie. Een format dat veel gebruikt wordt is starten met het 4-cijferige jaartal, gevolgd door een 4 cijferig nummer van je factuur, afhankelijk van hoeveel facturen je in een jaar denkt te gaan versturen. Je eerste factuur in 2024 krijgt dan het nummer 20240001.
Btw berekenen op je factuur
Op de btw vrijstelling en verleggingsregeling na moet je altijd btw berekenen over de vergoeding van je verkochte product of dienst. De btw kan je op 2 manieren berekenen, over de vergoeding exclusief btw of over de verkoopprijs exclusief btw. Let op dat je ook btw berekent over eventuele verzendkosten. Het btw tarief is gelijk aan het maximale tarief van je in rekening gebrachte product of dienst.
Btw vermelden op je factuur
Het is wettelijk verplicht om de btw berekening altijd te vermelden op de factuur. Ook wanneer er sprake is van vrijstelling of verlegging dien je dit duidelijk te vermelden. Bij het berekenen van de btw zijn er 3 verschillende btw tarieven mogelijk. Het btw tarief hangt af van de producten of diensten die je levert, dit kan 0, 9 of 21 procent zijn.
Dit waren de eerste vijf veelvoorkomende factuurfouten, waarbij we hebben verteld waarom je ze moet vermijden, en dat onze excel facturatie template voorziet in slimme oplossingen en overzichten om al deze fouten te voorkomen.
Wil je weten welke andere fouten je moet vermijden? Blijf op de hoogte, want in onze volgende blogpost delen we nog eens vijf cruciale factuurfouten en geven we je waardevolle inzichten waarom je deze moet vermijden.
Houd daarom onze website in de gaten voor het tweede deel van deze blogserie en ontdek hoe je je financiƫle workflow kunt optimaliseren en je facturering naar een hoger niveau kunt tillen.
Opmerkingen